Prozess für die professionelle Suche
von Verwaltungsratsmitgliedern

1) Formulierung einer Funktionsbeschreibung
Als erstes gilt es, ein Kompetenzfeld zu definieren, für welches das gesuchte VR-Mitglied verantwortlich ist. Auch gilt es allfällige Nominierungen für Ausschüsse des Verwaltungsrates, die strategischen Herausforderungen sowie die zeitliche Belastung und Honorierung zu definieren.

2) Erstellung eines exakten Anforderungsprofils
Im Anforderungsprofil gilt es festzuhalten, über welches Know-how das gesuchte VR-Mitglied verfügen soll (spezifische Berufs- und Führungserfahrung, Branchenkenntnis, Markterfahrung, etc.). Dabei ist auf eine sinnvolle Ergänzung verschiedener Kompetenzen (Kompetenzmatrix) im Verwaltungsrat zu achten (Unternehmer*in, Manager*in, Interessensvertreter*in, Politiker*in, etc.).

3) Bildung eines Findungsausschusses (Nomination Committee)
Bei einem grösseren Verwaltungsrat ist es sinnvoll, einen speziellen Ausschuss zu bilden. Dies kann, aber muss nicht identisch mit dem normalen Nomination Committee sein. Insbesondere bei der Besetzung des Präsidiums kann auch die Einsitznahme einer Vertreterin resp. eines Vertreters einer bedeutenden Aktionärsgruppe oder auch einer Ankeraktionärin resp. eines Ankeraktionärs sinnvoll sein.

4) Zuzug von externen Fachleuten
Die Identifikation, Ansprache und Evaluation von potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten ist sehr zeitaufwendig und verlangt ein professionelles Netzwerk. Deshalb ist es am zweckmässigsten, externe Fachleute mit der Erstellung einer Liste von Kandidatinnen und Kandidaten (Longlist) zu beauftragen. So wird auch allfälligen Partikularinteressen einzelner VR-Mitglieder entgegengewirkt. Man findet so «the best of market» und nicht die Beste oder den Besten aus dem persönlichen Freundeskreis.

5) Evaluation der Longlistkandidatinnen und -kandidaten
Die externen Berater führen, nachdem das Nomination Committee die Longlist abgesegnet hat, mit den verbliebenen Kandidatinnen und Kandidaten persönliche Gespräche. Diese dienen sowohl der Beurteilung der Eignung als auch der Information. Dort, wo nach dieser Phase beide Seiten ihr Interesse bekunden, werden persönliche Gespräche zwischen den Shortlistkandidatinnen und -kandida-ten und dem Nomination Committee vereinbart. In der Regel sind dies zwischen drei und fünf Personen. Ziel ist es, dass sich das Nomination Committee ein konkretes Bild darüber verschafft, inwieweit die im Anforderungsprofil definierten Kriterien erfüllt werden. Kritisch hinterfragt werden sollten auch die Motivation sowie die Identifikation mit der Unternehmung und deren Zielen. Daraufhin schlägt das Nomination Committee dem Verwaltungsrat eine Person zur Wahl vor.

6) Überprüfung der Reputation
Vor der Wahl muss die einwandfreie Reputation des zukünftigen VR-Mitgliedes zwingend überprüft werden. Es geht auch darum, Betreibungen, strafrechtliche Verurteilungen oder pendente Strafverfahren definitiv auszuschliessen. Auch dem Aspekt der zeitlichen Ressourcen ist Beachtung zu schenken. Abschliessend sollte das Risiko identifiziert werden. Bekanntlich ist gemäss den Bestimmungen im OR (Art. 663b Ziff. 12) seit 2008 im Anhang zur Jahresrechnung auch über die Durchführung einer Risikobeurteilung zu berichten. Neben finanziellen und operativen Risiken ist dabei zu berücksichtigen, dass der Ausfall einzelner VR-Mitglieder - insbesondere natürlich des VR-Präsidiums - ein erhebliches Risiko darstellen kann. Konsequenterweise müssen Nachfolgeplanungen deshalb auch auf Stufe Verwaltungsrat frühzeitig an die Hand genommen werden.